城市管理行政执法文书制作规范

（2025年版）

第一章  总则

第一条  为规范城市管理行政执法行为，提高城市管理行政执法文书制作水平，促进严格规范公正文明执法，根据《中华人民共和国行政处罚法》《河北省行政执法监督条例》及住建部《城市管理行政执法文书示范文本（试行）》（建办督函〔2020〕484号）《河北省住房和城乡建设行政处罚文书》（冀建执法函〔2021〕40号）《河北省行政处罚案卷标准》（2022年版），结合我县城市管理综合执法工作实际，制定本规范。

第二条  城管执法行政处罚案卷的制作适用本规范。

第三条  城市管理行政执法文书的内容必须符合有关法律、法规和规章规定，应当遵循合法、客观、规范的原则，做到格式统一、内容完整、表述清楚、用语准确。

第四条  行政机关负责人包括行政机关的正职、副职负责人，参与分管的副职级别的负责人以及其他参与分管的负责人。

第五条  城市管理行政执法文书分为内部文书和外部文书。

内部文书是指在城市管理行政执法机关内部使用，记录内部工作流程，规范执法工作运转程序的文书。

外部文书是指城市管理行政执法机关对外使用，对执法机关和行政相对人均具有法律效力的文书。

第二章  基本规范

第六条  行政处罚普通程序要做到程序合法，原则上应当按照立案、调查取证、事先告知、审核、决定、送达、执行、结案等程序步骤实施行政处罚。

第七条  城市管理行政执法文书应当按照规定的格式制作。文书应当使用蓝黑色或黑色笔填写，做到字迹清楚、书面整洁。有条件的，可以按照规定的格式打印制作。

城市管理行政执法机关制作文书时应当按照住建部《城市管理行政执法文书示范文本》规定的格式印制后填写。

第八条  文书设定的栏目，应当逐项填写，不得遗漏和随意修改。无需填写的，应当用斜线“/”作技术处理。计算机打印的，取消下划线。

文书中除编号、数量等必须使用阿拉伯数字的外，应当使用汉字。

第九条  文书应当使用公文语体，语言规范、简练、严谨、平实。应当正确使用标点符号，避免产生歧义。

第十条  案由（案件名称）在同一案件中具有唯一性，前后应保持一致，由“违法主体+违法行为+案”组成。

涉及多项违法行为的，可以只写其中一项主要违法行为并加“等”予以注明。

案件调查终结审批意见前，在“违法行为”表述前应当加“涉嫌”二字，“案由”应当填写为：“违法主体+涉嫌+违法行为+案”。

第十一条  行政执法文书中需编注案号的，应当编注案号。

简易程序：当场处罚决定书“案号”为“行政区划简称+处罚机关简称+简罚+年份+序号”。

普通程序：行政处罚告知书、行政处罚决定书等文书“案号”统一为“行政区划简称+处罚机关简称+文书类别+年份+序号”。

第十二条  文书中当事人情况应当按如下要求填写：

（一）根据案件情况确定“法人和其他组织”或者“个人”，“法人和其他组织”或者“个人”两栏不能同时填写；

（二）当事人为个人的，姓名应填写身份证或户口簿上的姓名；住址应填写常住地址或居住地址；“年龄”应以公历周岁为准；

（三）当事人为法人或者其他组织的，填写的单位名称、法定代表人（负责人）、地址等事项应与工商登记注册信息一致；

（四）当事人名称前后应一致。

第十三条  执法文书中涉及引用法律、法规或者规章的，法律、法规、规章的名称应当使用规范全称，注明颁布或修正、修订年份，准确引用到条、款、项、目。

第十四条  案件调查终结报告、事先告知书、听证笔录及报告、集体讨论笔录、行政处罚决定审批表及决定书等文书，应当记载适用的行政处罚自由裁量权基准情况，并准确引用到条、款、项。

第十五条  执法文书中的日期应当具体到日，时间应当具体到分钟，地点应当具体到门牌号。

第十六条  执法文书按规定需要相关人员签名的，应当手签并注明日期，签名必须完整清晰，易于辨认。要求执法人员签名的，执法人员不得少于两人。

第十七条  文书中注明加盖行政机关印章的地方必须加盖印章，加盖印章应当清晰、端正，要“齐年盖月”。

第三章  普通程序案卷规范

第一节  立案

第十八条  行政处罚立案文书，是行政机关对违法行为线索进行初步核实，对存在依法需要予以行政处罚、且属本机关管辖范围的涉嫌违法行为，决定启动行政处罚普通程序的文书。立案文书包括《立案审批表》《立案通知书》及相关资料。

第十九条  根据案件来源不同，执法巡查、投诉举报等发现的，在立案前需对当事人进行行政检查或对案件线索进行调查核实的，应当填写检查记录表，并固定证据。检查记录表“负责人意见”应当是执法人员或执法大（中）队长对检查记录表明是否立案的建议意见。

案件来源属于上级交办、其他部门移送等非本机关发现的，应当在案卷中留存相关来源信息材料。

第二十条  立案审批表是指城市管理行政执法机关在办理普通程序案件中，用以履行立案审批手续的内部文书。

“案件来源”栏应当按照投诉举报、巡查发现、内部科室移送、其他部门移送、上级交办及其它等情况据实填写。

“案件简要情况”栏应当写明当事人涉嫌违法的事实、证据等简要情况以及涉嫌违反的相关法律、法规规定。

第二十一条  送达地址确认书，适用于当事人对送达地址的确认，特别是当事人确认是否接受电子送达，包括案号及案由、当事人信息、告知事项、送达地址及方式、受送达人确认后签字（盖章）。

《送达地址确认书》中当事人未接受电子送达的，不得采取电子送达方式；接受电子送达方式的，以发送方设备显示发送成功视为送达。

当事人确认应当是法人或公民本人签名或盖章。

第二节  调查取证

第二十二条  调查取证文书包括调查（询问）通知书、案件调查终结文书、责令停止（改正）通知书及复核文书及相关证据资料等。

第二十三条  调查询问笔录，是城市管理行政执法机关为了查明案件事实、收集证据，向当事人以及其他知晓案件情况的人员调查了解情况使用的文书。

调查询问笔录应当记录被询问人提供的与案件有关的全部情况，包括案件发生的时间、地点、情形、事实经过、因果关系及后果等。

询问时应当有两名以上执法人员在场，并做到一个被询问人一份笔录，一问一答。询问人提出的问题，如被询问人不回答或者拒绝回答的，应当写明被询问人的态度，如“不回答”或者“沉默”等，并用括号标记。

询问结束后，应当要求被询问人核对笔录并确认。询问内容正文结束另起一行用小括号备注“以下笔录无正文”，空两行为“笔录宣读说明”，“笔录宣读说明”后空两行居右，被询问人签名。

第二十四条  现场检查勘验笔录是指执法人员对与涉嫌违法行为有关的物品、场所等进行勘验或者检查所作的文书。

需要绘制勘验图的，在笔录中注明，说明证明内容。

对现场绘制的勘验图、拍摄的照片和摄像、录音等资料应当在笔录中注明，说明证明内容，并粘贴在现场检查资料等规定的文书上。

现场照片说明，应当填写照片内容、拍摄地点、制作人、拍摄人及制作日期时间，并由当事人签名捺指印。

第二十五条  询问笔录、现场检查（勘验）笔录、听证笔录等文书，应当场由当事人阅读或者向当事人宣读，并由当事人逐页签字或盖章确认。当事人拒绝签字盖章或拒不到场的，执法人员应当在笔录中注明，并可以邀请在场的见证人员签字。

记录有遗漏或者有差错的，可以补充和修改，并由当事人在改动处签章或捺指印确认。

第二十六条  先行登记保存证据通知书，是城市管理行政执法机关在调查取证的过程中，对可能灭失或以后难以取得的证据采取控制和保全措施时所使用的文书。

行政机关应当根据需要选择就地或异地保存。

行政机关可以在证据登记保存的相关物品和场所加贴封条，封条应当标明日期，并加盖处罚机关印章。

文书中应当对被保存物品的名称、规格、数量、生产日期、生产单位作清楚记录。

行政机关实施证据先行登记保存措施的，必须在七日内及时作出处理决定。

第二十七条  《责令停止（改正）违法行为通知书》是指城市管理行政执法机关依据有关法律、法规的规定，责令违法行为人立即或在一定期限内纠正违法行为的文书。

责令改正通知书应当写明具体的法律依据和责令改正违法行为的时限。

责令改正的具体内容应当是针对当事人违法行为提出的具体整改意见，如自行拆除、恢复原状等，不能笼统写为“责令改正违法行为”。

第二十八条  《责令停止（改正）复查意见书》是行政机关 在下达《责令（限期）改正通知书》后对当事人改正情况进行复核检查使用的文书，包括文书编号、当事人基本情况、责令（限期）改正情况、复查情况及意见等内容。

《责令停止（改正）复查意见书》应当与《责令停止（改正）通知书》相衔接，被复查单位有整改报告的应当附于其后。责令（限期）改正作为行政处罚前置条件的，应当在限期届满后、调查终结前，完成复查（按日处罚、按次处罚除外）；责令（限期）改正作为非行政处罚前置条件，需要进行复查的，可以在调查终结前复查，也可以在作出行政处罚后、结案前复查。

复查时已改正违法行为的，应当载明已改正违法行为的客观 情况，不得简单描述为“完全改正完毕”“基本改正完毕”等结论性意见，并可以采集视听资料等证据，确认复查情况；未完全改正违法行为的，应当结合违法行为认定依据与处罚依据进行具体描述，应当采集视听资料等证据，以确认改正违法行为的具体情况。

第二十九条  收集调取的书证应当是原件的原本、正本或副本。提供原件确有困难的，可以提供与原件核对无误的复印件、 影印件、节录本或抄录件等。

提供书证原件的复印件、影印件、抄录件的，应当载明出处， 由提供人确认与原件一致后签字（盖章），注明提供日期；由收 集调取书证的执法人员确认该书证的提供人与签字人一致后签字。

提供图纸、账册、表格、技术资料、科技文献等书证的，应 当附有说明材料。

第三十条  案件调查终结报告审批表，是城市管理行政执法机关在调查取证阶段结束后，对案件调查结果进行定性，依法作出审批的文书。

违法事实及证据：主要写明当事人实施违法行为的时间、地点、原因、目的、经过、情节、违法行为造成的危害后果、影响等情况，后附关于此案件详细的调查终结报告，同时注明“关于×××案件的调查终结报告附后”的字样。

处罚依据及承办人意见：应当准确列明依据法律、法规或规章的全称及具体条款，由执法人员明确提出“本案已调查终结“的意思和处罚建议。对符合提交集体讨论的提出提交集体讨论决定建议。

承办机构审核意见：由行政执法承办机构负责人填写，应当写明同意、不同意或其他处理意见，其中不同意的应当说明理由。

业务科室审核意见：由行政机关执法监督科室填写，应当写明同意、不同意或其他处理意见，其中不同意的应当说明理由。

法制机构审核意见：由行政执法机关法制机构填写，应当写明同意、不同意或其他处理意见，其中不同意的应当说明理由。

行政机关主管领导审核意见：由行政执法机关主管领导填写，应当写明同意、不同意或其他处理意见，其中不同意的应当说明理由。

行政机关主要领导审批意见：由行政执法机关主要领导填写，应当写明同意、不同意或其他处理意见，其中不同意的应当说明理由。罚款数额在个人1万元以上，法人和其他组织10万元以上的案件由行政机关主要领导审批。

第三十一条  调查终结报告是指概括交代案件由来，包括案件来源、登记时间、立案时间和批准立案的机关等。调查经过包括办案人员的组成、调查方式、调查时间等。

调查终结报告应当写明当事人的基本情况，当事人违法事实和相关证据记录，违反法律规定的行为和行政处罚的法律依据及行政处罚自由裁量规则依据，案件调查机构的处理建议。

第三节  事先告知

    第三十二条  事先告知文书是事先告知程序中应用的文书， 包括《行政处罚事先告知书》《行政处罚听证告知书》及审批文书。

第三十三条  行政处罚告知审批表，是城市管理行政执法机关在调查取证阶段结束后，告知当事人拟作出行政处罚决定的内容、事实、依据、理由前，依法作出审批的文书。

具体违法事实：主要写明当事人实施违法行为的时间、地点、原因、目的、经过、情节、违法行为造成的危害后果、影响等情况。

拟处罚意见：应当写明拟处罚的意见建议

是否属于听证范围：写明是否属于听证范围，是的话在对应的听证类型中标注。

承办人意见：应当写明是否制发行政处罚事先告知书、行政处罚听证告知书的意见建议。

承办机构意见：应当写明同意、不同意或其他处理意见，其中不同意的应当说明理由。

法制机构审核意见：由行政执法机关法制机构填写，应当写明同意、不同意或其他处理意见，其中不同意的应当说明理由。

行政机关主管领导审核意见：由行政执法机关主管领导填写，应当写明同意、不同意或其他处理意见，其中不同意的应当说明理由。

行政机关主要领导审批意见：由行政执法机关主要领导填写，应当写明同意、不同意或其他处理意见，其中不同意的应当说明理由。罚款数额个人在1万元以上，法人和其他组织10万元以上的案件由行政机关主要领导审批。

第三十四条  行政处罚事先告知书是城市管理行政执法机关在作出行政处罚决定前，书面告知当事人拟作出的行政处罚决定的事实、理由、依据、内容以及当事人依法享有的权利的文书。

行政处罚事先告知书应当写明当事人的违法事实、违反的法律条款、拟作出行政处罚的种类、幅度及法律依据，并告知当事人享有的陈述和申辩的权利、要求举行听证的权利及法定期限，并注明联系人、联系电话和行政处罚机关地址等。

当事人放弃陈述申辩权利或没有陈述申辩意见的，可在《送达回证》备注栏签署“本人自愿放弃陈述申辩权利”或“本人没有陈述申辩意见”，也需满足“5日”陈述申辩期才能进行审核决定。当事人有“立即进行行政处罚”书面申请的除外。

第三十五条  行政处罚听证告知书，是城市管理行政执法机关依法决定举行听证会并向当事人告知听证会具体事项的文书。

罚款额度在个人1000元以上、法人和其他组织10000元以上的案件，应当使用行政处罚听证告知书。

听证通知书中应当告知当事人举行听证会的时间、地点、方式（公开或不公开）、主持人的姓名、工作单位及职务以及可以申请回避和委托代理人等事项。

第三十六条  听证笔录是指记录听证过程和内容的文书。

“听证主持人”“听证员”“记录人”栏填写上述人员的姓名、工作单位及职务。

“听证记录”应当写明案件调查人员提出的违法事实、证据和处罚意见，当事人陈述、申辩的理由以及是否提供新的证据、证人证言、质证过程等内容。

案件调查人员、当事人或其委托代理人应当在笔录上逐页签名并在尾页注明日期；证人应当在记录其证言之页签名。

第三十七条  行政处罚听证意见书是指听证会结束后，听证主持人向行政机关负责人报告听证会情况并提出案件处理意见的文书。

填写听证的主要过程，包括调查人提出的违法事实、证据和处罚建议，当事人的陈述、申辩内容，双方争议的焦点，认定的主要证据。

听证主持人根据听证情况，对拟作出的行政处罚决定的事实、理由、依据做出评判并提出拟处理意见。

听证主持人向处罚机关负责人提交意见书时，应当附听证笔录。

第四节  审核决定

第三十八条  审核决定文书是行政机关在案件事先告知程序后，对案件进行审查，并作出处罚决定的文书，包括《法制审核意见表》《案件集体讨论记录》《行政处罚决定审批表》《行政处罚决定书》等文书。

第三十九条  重大行政执法决定法制审核意见表，是指城市管理行政执法机关对案件进行法制审核填写的文书。对个人1万元以上、法人10万元以上罚款或者没收违法所得、非法财物价值20万元以上的行政处罚等重大案件，必须进行法制审核，未经法制审核或者审核未通过的，不得作出处罚决定。

法制审核意见：由法制审核机构法制审核员依据审核情况据实填写。

法制机构意见：由法制机构负责人填写审核意见。

法制审核领导小组意见：由城市管理行政处罚机关法制审核领导小组组长或者主管法制领导填写审核意见。

重大行政执法决定法制审核意见表后，应附律师事务所法制审核意见书。

重大行政执法决定法制审核应当在事先告知、听证告知期满后，重大案件集体讨论之前进行。

第四十条  重大案件集体讨论记录，是城市管理行政执法机关对情节复杂或者重大违法行为给予行政处罚时，记录集体讨论情况使用的文书。一般情况下，对个人1万元以上、法人10万元以上的较大数额罚款，行政机关负责人应当集体讨论决定。虽未达到上述额度，行政机关负责人认为案件需要集体讨论时，也可以通过集体讨论决定。

集体讨论按照承办机构报告案件情况、执法监督业务科室发表意见、法制审核科室报告审核情况、与会行政机关负责人提出意见、行政机关主要负责人依据讨论情况形成结论性意见的程序组织实施。必要时，可邀请法律顾问列席。

集体讨论应当在事先告知、听证告知期满和法制审核之后，作出行政处罚决定之前进行，记录要真实、全面、准确，不得以会议纪要形式代替集体讨论记录。

第四十一条  行政处罚决定书，是城市管理行政执法机关对事实清楚、证据确凿的普通程序案件，依法对违法当事人作出行政处罚决定的文书。

对违法事实的描述应当全面、客观，阐明违法行为的基本事实，即何时、何地、何人、采取何种方式或手段、产生何种行为后果等；列举证据应当注意证据的证明力，对证据的作用和证据之间的关系进行说明。

应当对当事人陈述申辩意见的采纳情况及理由予以说明；对经过听证程序的，文书中应当载明。

作出处罚决定所依据的法律、法规、规章应当写明全称，列明适用的条、款、项、目。

有从轻或者减轻情节，依法予以从轻或者减轻处罚的，应当写明。

告知当事人行政处罚的履行方式和期限；不服行政决定，申请行政复议或提出行政诉讼的途径和期限；逾期不履行的法律责任和后果。

第五节  送达执行

第四十二条  送达执行文书是行政机关在作出决定后，以特定方式将文书材料送达当事人，并予以执行的文书。包括《送达回证》《行政处罚执行情况》等文书。

第四十三条  送达回证，是城市管理行政执法机关记载相关文书已经送达的书面凭证。

“送达单位”指行政机关；“送达人”指行政机关的执法人员或处罚机关委托的有关人员；“受送达人”指案件当事人；“收件人”不是当事人时，应当在备注栏中注明其身份和与当事人的关系。

第四十四条  《行政处罚执行情况记录表》是记载当事人履 行行政处罚决定情况的文书，包括行政处罚决定书编号、案由、处罚内容及行政处罚执行情况。

“处罚内容”应当与《行政处罚决定书》中的内容一致。

“行政处罚情况”中，全部履行的，应当粘贴省财政厅统一印制或监制的罚没票据、罚没收据，附带违法物品监销材料等；未全部履行且无行政强制执行权的，应当粘贴或附带申请人民法院强制执行的相关文书。

第六节  结案

第四十五条  结案文书适用于处罚案卷终结阶段，包括《行政处罚决定公开情况表》和《行政处罚案件结案报告》。

第四十六条  《行政处罚决定公开情况表》是记载行政执法机关根据法律、法规、规章和国家有关规定，向社会公开行政执法决定的文书，包括行政处罚决定书文号、案由、公开情形、公开网站及网站公开情况截图等。

依法公开的行政处罚决定信息，应当自执法决定作出之日起七个工作日内公开，并将所公开的网站及公开信息内容的截图予以记载。

第四十七条  行政处罚案件结案报告，是城市管理行政执法机关对已经处理完毕的案件情况进行汇总并按程序结案填写的文书。

结案报告应当对案件的办理情况进行总结，对给予行政处罚的，写明处罚决定的内容及执行情况；不予行政处罚的应当写明理由；予以撤销案件的，写明撤销的理由。

结案报告中，执法人员应当明确“建议结案”的表述。

第四章  归档规范

第四十八条  普通程序案件应当按照一案一卷进行组卷，卷内材料应当排列有序，原则上采取行政处罚决定书和送达回证居前，其余文书材料按照办案先后时间顺序的方式进行排列。除表格类执法文书正反面打印外，其他文书均单页打印（组卷）；材料页码超过 200 页的，也可以一案数卷。

按照简易程序实施行政处罚的，应当自案件办理完毕之日起 5个工作日内，将当场行政处罚决定书、执行情况相关凭证及其他相关材料交至行政机关。立卷归档可以按照同一案由多案一卷的标准，按月统一装订。

第四十九条  案卷制作按住房和城乡建设部《城市管理行政执法文书示范文本（试行）》（建办督函〔2020〕484号）《河北省住房和城乡建设行政处罚文书》（冀建执法函〔2021〕40 号）及本规范执行。

第五十条  办案人员完成立卷后，应当及时向档案室移交，进行归档。

第五十一条  案卷归档，不得私自增加或者抽取案卷材料，不得修改案卷内容。

第五十二条  本规范由唐县城市管理综合行政执法局负责解释。

第五十三条   本规范自2025年1月25日起实施。2024年2月8日《关于印发〈保定市城市管理行政执法文书制作规范〉的通知》作废。

附件：普通程序卷内主要文件目录（资料）及装订顺序